Vurderer du å investere i en ny digital plattform, men føler deg litt som en T-Rex som prøver å klappe – frustrert og mismodig?

En feilinvestering på programvarefronten kan medføre store ekstrakostnader for organisasjoner. Ofte gjøres det første feilsteget i måten ledelsen tar kjøpsbeslutningen på.

Men bare senk skuldrene – jeg skal vise deg hvordan du unngår de 5 vanligste fallgruvene ved kjøp av et nytt digitalt verktøy.

 

1. Dere kjøper generisk programvare

Å bruke programvare som kan brukes til alt, blir litt som å bruke en mynt til å løsne en skrue, når du egentlig trenger en drill. Joda, du får for så vidt jobben gjort med mynten. Men det går mye tregere og er mindre effektivt enn med et verktøy som er beregnet til oppgaven. Der har du forskjellen mellom bransjespesifikt utstyr og generelt utstyr.

Når du ser etter nye digitale systemer og verktøy, bør generisk programvare komme nederst på listen.

 

2. Dere går til innkjøp før dere har gjort en grundig behovsavklaring

Før dere går videre i prosessen, må organisasjonen svare på et grunnleggende spørsmål: Trenger dere et digitalt effektiviseringsverktøy?

Dessuten har bedrifter og organisasjoner gjerne en tendens til å tenke at det rette systemet er det som har flest funksjoner. Men det er bortkastet tid for mange virksomheter – de fleste av disse funksjonene blir knapt brukt, og systemet ender opp med å bli langt dyrere enn det egentlig burde være.

 

3. Dere velger et system som ikke er kraftig nok

Ikke la deg lure av et nytt verktøy som ser brukervennlig ut, men som ikke er robust nok for din bedrift, i dag og på sikt. Etter hvert som virksomheten vokser, må også programvaren kunne skaleres opp – uten tidkrevende forespørsler, testing, endringer i IT-strukturen, installering av ekstra programvare og venting på svar.

Velger dere et system som ikke er skalerbart og ikke oppfyller alle nødvendige forretningsmessige krav, kan det til syvende og siste ende opp med at dere sitter med et verktøy som dere bare gjør et halvhjertet forsøk på å innføre. Da blir ofte letteste utvei heller å benytte det gode gamle verktøyet – blyant og papir? Og det nye systemet og verktøyet blir liggende ubrukt.

 

4. Dere velger et system som er for komplisert å sette seg inn i

Det er heller ikke så lurt å gå for et verktøy som “gjør alt”, da det rett og slett kan bli altfor komplisert. Med et slikt system vil dere ofte ikke få bruk for mange av funksjonene.

Det tar tid å sette deg inn i et nytt system, især hvis det blir for mange funksjoner å forholde seg til. Husk at formålet med å investere i et digitalt system, er at det skal FORENKLE og EFFEKTIVISERE arbeidshverdagen, ikke komplisere den. “Masse funksjoner” er ikke ensbetydende med “bedre”.

 

5. Dere innser ikke hvor viktig det er at leverandøren har god support

Når du og teamet ditt har vurdert ulike leverandører opp mot hverandre og lander på et system, tenker dere kanskje at jobben er gjort. Den gang ei. Alle produkter har sine særegenheter, og før eller siden får du behov for kyndig brukerveiledning. Og da nytter det ikke å måtte sende en mail som du kanskje får svar på dagen etter.

Er leverandøren parat til å følge deg opp og gi råd når du virkelig trenger det? Slå gjerne på tråden til dem mens du er i gang med en demo av systemet. Hvor rask er responstiden? Hvor profesjonelle og høflige er de i oppfølgingen/servicen? Slik får du en pekepinn på hva du har i vente dersom det dukker opp utfordringer når du bruker systemet.

 

last ned gratis sjekklister

Skrevet av Tom-Erik von Krogh-Martinsen

Som forenklingsevangelist og daglig leder i CHECKD, drives Tom-Erik av å gjøre hverdagen enklere og bedre for ansatte i byggebransjen.